UBL-compatibel sinds 2012
Update sinds 28/12/2018! Vanaf versie 11.20 van Venice (beschikbaar in januari 2019) kunt u verkoopfacturen die u in UBL-formaat ontvangt in bulk importeren op voorwaarde dat u over de optie 'Importeren' beschikt. Bron: http://support.unit4venice.be/nl/index.php/tag/importeren-ubl/.
Een veelgestelde vraag aan MyBREEX Customer Support is hoe documenten (verkoopfacturen, aankoopfacturen, documenten) verzonden worden naar het Venice-dossier van een boekhouder of accountant. Venice stelt u in staat om de elektronische documenten, die u van MyBREEX ontvangt via BillSync, automatisch op te nemen en te verwerken.
Werkwijze om elektronische documenten te verwerken in Venice
1. Inkomende facturen die u elektronisch van MyBREEX ontvangt, worden bewaard in een vaste map per dossier.
2. Maak een nieuw werkbestand aan. Hiervoor start u de module 'Aanvaarden elektronische documenten' op (Venice Hoofdmenu > tab Start > groep Verkennen > Elektronische documenten). Vanuit de module 'Aanvaarden elektronische documenten' kiest u vervolgens 'Nieuw werkbestand' (tab Start > groep Elektronische documenten). Bij het scherm 'Nieuw werkbestand' vult u het pad in naar de map waar de te verwerken elektronische documenten zich bevinden en vervolgens klikt u op de knop 'Aanmaken'. In de vooruitgangslijst ziet u de vooruitgang van het opnemen van de elektronische documenten in het werkblad en ook de eventuele fouten.
3. Leg vast hoe en waar het elektronische document verder moet worden verwerkt. Bij het werkblad 'Aanvaarden elektronische documenten' krijgt u naast het werkblad zelf ook een voorstelling van het elektronische document te zien. Dit stelt u in staat om vlot te beslissen wat er precies met het elektronische document moet gebeuren. U bepaalt allereerst of het verwerkt mag worden (aanvaarden of verwerpen (Ctrl + F12)) en vervolgens geeft u op via welke weg dit moet gebeuren (Boekhouding (Ctrl + F11), Facturatie (Ctrl + F10) of Extern/Andere applicatie (Ctrl + F8)).
Overigens kunt u voor elke leverancier in zijn fiche (tab Document) instellen of u zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of in Venice Aankoopbeheer.
4. U verwerkt de elektronische documenten in de module 'Aankopen' (Boekhouding) of 'Aankoopfacturen' (Facturatie). Alle elektronische documenten die u aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding worden voorgesteld in het dialoogvenster 'Importeren van elektronische documenten' in de module 'Aankopen'. Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturering voorgesteld in het dialoogvenster 'Importeren van elektronische documenten' in de module 'Aankoopfacturen'. U kruist hier dan de elektronische documenten aan die u wenst te verwerken en kiest daarna voor 'Verwerken'.
Dankzij het elektronische formaat van de documenten stelt Venice u zo veel mogelijk informatie van het document automatisch voor. Bij het eigenlijke boeken verwerkt u zo veel sneller en efficiënter aankoopfacturen en beperkt u de foutenmarge tot een absoluut minimum.
Hoe geschikter het elektronische formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken. Voor documenten in UBL wordt de hoofding van uw dialoogvenster helemaal vanzelf door Venice ingevuld. Wanneer u vervolgens met Ctrl + G of de knop 'Naar details in het werkblad' met de detaillijnen komt, gebruikt Venice Boekhouding meteen het juiste boekingsvoorstel. Of u punt in Venice Aankoopbeheer de corresponderende aankoopbestelling(en) of -levering(en) af. Na het effectief boeken van het document in de boekhouding of in de facturering verdwijnt de referentie naar het elektronische document uit het werkblad 'Aanvaarden elektronische documenten'.
5. Consulteren. U kunt het elektronische document, waarop een Venice-document gebaseerd is, na het inschrijven nog steeds consulteren (op voorwaarde dat u het fysieke bestand niet schrapt uiteraard). In het pad 'Afbeelding van het document' blijft het pad naar het elektronische document bewaard waardoor, naargelang de instelling in configuratie aankopen/configuratie aankoopfacturen, het elektronische document afgebeeld zal worden in een bijkomend deelvenster of waardoor u een voorstelling van het elektronische document te zien zult krijgen door het dubbelklikken op de afbeelding.