Briljant steunt e-invoicing met e-fff UBL
Vanaf 1 januari 2013 is elektronische facturering evenwaardig aan papieren facturering. Dit is het gevolg van een federale wetswijziging naar aanleiding van een Europese richtlijn. De Europese Commissie wil van de elektronische facturering tegen 2020 de meest gangbare methode maken.
Door de integratie van UBL Import in Briljant Account kunt u gemakkelijk UBL-XML-bestanden in uw boekhouding importeren. Elektronische verkoop en aankoopfacturen worden op deze manier sneller en efficiënter verwerkt.
Als u beschikt over de recentste versie van Briljant Account, dan kunt u een factuur importeren in een UBL 2.0-formaat, aangemaakt volgens het e-fff-protocol met bijhorende pdf.
Installatie van de software
De set-up van UBL Import is volledig geïntegreerd in Briljant Account build 384. Bij het installeren van deze update zal UBL Import automatisch mee geïnstalleerd worden.
Automatisch inboeken via UBL
UBL Import is een onderdeel van het Centraal Dossierbeheer én van Kluwer Office (Alure). Dit heeft als consequentie dat UBL Import enkel beschikbaar is in Briljant Account als de Account-dossiers ofwel door Centraal Dossierbeheer ofwel door Kluwer Office worden beheerd. M.a.w.: UBL Import is niet beschikbaar in Briljant Account als het geen onderdeel uitmaakt van een Centraal Dossierbeheer- of Kluwer Office-installatie.
Werkwijze UBL Import Wizard
1. Kies 'Inlezen UBL' in het menu 'Extra'. Het Welkom-scherm van de UBL Import Wizard start.
2. Klik op 'Volgende' in het Welkom-scherm. Het scherm 'Bestandslocatie' wordt geopend.
3. Selecteer 'Map locatie' voor het importeren van meerdere bestanden of 'Bestandslocatie' als u slechts één bestand wilt importeren. Zoek en selecteer in het invulveld de gewenste map of het gewenste bestand en klik op 'Volgende'.
4. Bij het scherm 'Dagboeken' stelt u het boekjaar en de boekhoudperiode in, evenals de te gebruiken dagboeken voor aan- en verkoop en creditnota's. Controleer de standaard voorgestelde gegevens en pas ze eventueel aan. Klik op 'Volgende'.
5. Bij het scherm 'Verplaatsen bestanden' bepaalt u wat u wilt doen met de verwerkte UBL-bestanden. Er is een onderscheid tussen het inlezen bij succes en het inlezen bij fouten. Zowel voor succesvolle verwerking als voor foute verwerking kunt u kiezen tussen de opties 'Niet verplaatsen' en 'Verplaatsen naar map'. Indien u kiest voor 'Verplaatsen naar map', dan wordt een invulveld met keuzeknop getoond. Voor succesvolle verwerking hebt u ook de mogelijkheid om de bestanden te wissen. Klik op 'Volgende'.
6. Bevestig bij het scherm 'Start verwerking' dat al uw instellingen correct zijn door op de knop 'Start verwerking' te klikken. De eerste stap in de verwerkingsprocedure bestaat uit het controleren en linken van klant/leveranciersidentificatie in het importbestand én in het boekhouddossier. Als de klant/leverancier nog niet bestaat in Briljant Account (of als het ondernemingsnummer of de naam en de adresgegevens niet zijn teruggevonden), dan wordt een overzicht getoond van de bestaande klanten/leveranciers in Account en kiest u tussen 'Creëer nieuwe klant/leverancier' en 'Link' (met een bestaande klant/leverancier).
7. Als alle klanten/leveranciers gelinkt zijn, komt u bij het scherm 'Document verwerking' terecht. Daar kunt u nog een beperkt aantal aanpassingen maken vooraleer het document wordt doorgestuurd naar de aankopen/verkopen van Account. U krijgt tevens een preview te zien van de factuur of creditnota in kwestie. Wijzigbare velden bij aankopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw-percentage en btw-rooster (afhankelijk van de grootboekrekening). De optie 'CN positief boeken' verschijnt bij een aankoop naast het veld 'Document soort' indien u een aankoopcreditnota importeert. Wijzigbare velden bij verkopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw.
8. Klik op 'Bevestigen' om iedere individuele factuur te accepteren voor verwerking.
9. Nadat het verwerkingsscherm wordt afgesloten door te bevestigen of te annuleren, zal het volgende en laatste scherm van de UBL Wizard verschijnen. Hier kunt u het statusrapport opvragen door op de knop 'Afdrukken rapport' te klikken. Het rapport toont hoeveel documenten geïmporteerd werden en hoeveel aan- en/of verkoopdocumenten succesvol geïmporteerd werden. Eventuele fouten en/of waarschuwingen worden ook afgedrukt.
Bron: http://www.briljanthelp-nl.be/nl/account/import_export/ubl_import.htm